Modo corporativo – Controle de acesso Política de viagens Leitura estimada: 10 minutos 23 views Manual do Usuário: Sistema de Políticas e Aprovações Corporativas Sumário Introdução ao Sistema O que são Políticas de Viagem? ⚙️ Como Configurar uma Política O que são Fluxos de Aprovação? Como Criar um Fluxo Entendendo os Níveis Exemplos Práticos Como Selecionar Aprovadores ⏰ Configurações Avançadas Como Funciona na Prática Cenários Comuns Manutenção e Atualização Relatórios e Monitoramento ❓ Perguntas Frequentes Cenários de Emergência Suporte e Contato Dicas para Implementação Introdução ao Sistema de Viagens Corporativas O sistema de gestão de viagens corporativas da Moblix oferece um conjunto completo de ferramentas para controlar e otimizar os gastos com viagens dos colaboradores. Através de políticas bem definidas e fluxos de aprovação automatizados, sua empresa pode: ✅ Controlar gastos com viagens de forma eficiente ✅ Padronizar processos de aprovação ✅ Reduzir burocracias desnecessárias ✅ Garantir compliance com políticas internas ✅ Gerar relatórios detalhados de uso O que são Políticas de Viagem? As Políticas de Viagem são regras estabelecidas pela empresa para padronizar e controlar os gastos com viagens corporativas. Elas definem limites de orçamento, preferências de companhias aéreas, categorias de hotéis, e outras diretrizes importantes. Tipos de Políticas Disponíveis: Tipo Descrição Exemplo Política de Voos Controle de classes, companhias e orçamentos “Apenas voos econômicos, até R$ 2.000” Política de Hotéis Controle de estrelas, redes e valores “Hotéis 4-5 estrelas, até R$ 300/noite” Política de Carros Controle de categorias e valores “Carros compactos, até R$ 150/dia” Política de Seguro Requisitos de cobertura “Seguro obrigatório com cobertura médica” ⚙️ Como Configurar uma Política de Viagem Passo 1: Acesse a Seção de Políticas No painel administrativo, navegue para “Configurações Corporativas” Clique em “Políticas de Viagem” Selecione “Nova Política” Passo 2: Informações Básicas { “Nome”: “Política Executiva Nacional”, “Descrição”: “Política para viagens nacionais de executivos”, “Tipo de Serviço”: “Voos”, “Status”: “Ativo”, “É Padrão”: true } Passo 3: Configurações Específicas por Tipo Para Voos: Classe permitida: Econômica, Executiva, Primeira Classe Companhias preferidas: GOL, LATAM, AZUL Orçamento máximo: R$ 3.000,00 Antecedência mínima: 7 dias Conexões máximas: 2 escalas Para Hotéis: Estrelas mínimas: 4 estrelas Valor máximo por noite: R$ 400,00 Redes preferidas: Marriott, Hilton, Accor Localização: Centro da cidade Passo 4: Atribuição da Política Para Usuários Específicos: Selecione colaboradores individuais Para Grupos: Atribua a grupos inteiros (ex: “Executivos”, “Vendas”) Hierarquia: Políticas de grupo são herdadas pelos usuários O que são Fluxos de Aprovação? Os Fluxos de Aprovação são regras automatizadas que determinam quando uma viagem precisa de aprovação antes de ser emitida. Eles garantem que as políticas sejam respeitadas e que viagens especiais sejam revisadas por gestores. Quando um Fluxo de Aprovação é Ativado: Sempre Requer Aprovação: Todas as viagens passam por aprovação Fora da Política: Apenas quando viola alguma regra estabelecida Dentro da Política: Apenas quando atende aos critérios específicos Como Criar um Fluxo de Aprovação Passo 1: Acesse a Seção de Aprovações No painel administrativo, navegue para “Configurações Corporativas” Clique em “Fluxos de Aprovação” Selecione “Novo Fluxo” Passo 2: Configuração Básica { “Nome”: “Aprovação de Viagens Executivas”, “Descrição”: “Fluxo para aprovação de viagens acima de R$ 2.000”, “Tipo de Serviço”: “Voos”, “Status”: “Ativo” } Passo 3: Defina os Gatilhos de Aprovação Opção 1: Sempre Requer Aprovação Este workflow será sempre acionado para reservas que utilizem a política associada. Use quando: Todas as viagens precisam ser aprovadas, independente do valor. Opção 2: Fora da Política Este workflow será acionado apenas quando a reserva NÃO atender aos critérios da política de viagem. Use quando: Apenas violações precisam de aprovação (mais comum). Opção 3: Dentro da Política Este workflow será acionado apenas quando a reserva ATENDER aos critérios da política de viagem. Use quando: Viagens dentro do orçamento também precisam de aprovação. Passo 4: Configure os Níveis de Aprovação Aqui está a parte mais importante e flexível do sistema! Entendendo os Níveis de Aprovação O que significa “Níveis”? IMPORTANTE: Os níveis NÃO significam necessariamente que múltiplas pessoas precisam aprovar. Os níveis representam etapas sequenciais de aprovação, onde cada nível pode ter diferentes regras de decisão. Configuração dos Níveis Escolha a Quantidade de Níveis: 1 Nível: Aprovação simples (mais comum) 2 Níveis: Aprovação em cascata (para empresas maiores) Para Cada Nível, Configure: Aprovadores: Quem pode aprovar neste nível Lógica de Aprovação: Como a aprovação funciona Exemplos Práticos de Configuração Cenário 1: Empresa Pequena – 1 Nível Configuração: Níveis: 1 Lógica: Qualquer Aprovador Aprovadores: João (Supervisor), Maria (Coordenadora) Como Funciona: Solicitação de Viagem → João OU Maria → ✅ APROVADO Resultado: Apenas uma pessoa precisa aprovar. Se João aprovar, Maria não precisa ser consultada. Cenário 2: Empresa Média – 1 Nível com Todos Configuração: Níveis: 1 Lógica: Todos os Aprovadores do Nível Aprovadores: João (Supervisor), Maria (Coordenadora) Como Funciona: Solicitação de Viagem → João E Maria → ✅ APROVADO Resultado: Ambas as pessoas precisam aprovar antes da viagem ser liberada. Cenário 3: Empresa Grande – 2 Níveis Configuração: Nível 1: – Lógica: Qualquer Aprovador – Aprovadores: Supervisores Regionais Nível 2: – Lógica: Todos os Aprovadores do Nível – Aprovadores: Diretor Executivo, Gerente Financeiro Como Funciona: Solicitação → Supervisor Regional (João OU Maria) ↓ → Diretor E Gerente Financeiro ↓ ✅ APROVADO Resultado: Primeiro qualquer supervisor aprova, depois diretor E gerente precisam aprovar. Cenário 4: Viagens Internacionais – 2 Níveis Complexos Configuração: Nível 1 (Aprovação Inicial): – Lógica: Qualquer Aprovador – Aprovadores: Coordenadores de Área Nível 2 (Aprovação Executiva): – Lógica: Todos os Aprovadores do Nível – Aprovadores: CEO, CFO, COO Gatilho: Sempre Requer Aprovação Tipo: Voos Internacionais Como Selecionar Aprovadores Tipos de Aprovadores Disponíveis: Usuários Individuais: Colaboradores específicos Grupos: Times ou departamentos inteiros Como Adicionar Aprovadores: Busca por Nome: Digite o nome do colaborador Busca por Grupo: Selecione grupos organizacionais Múltipla Seleção: Adicione quantos aprovadores quiser Exemplo de Seleção: Aprovadores Nível 1: – João Silva (Supervisor Vendas) – Maria Santos (Coordenadora RH) – Grupo: “Supervisores Regionais” Aprovadores Nível 2: – Roberto Costa (Diretor Executivo) – Ana Paula (Gerente Financeira) ⏰ Configurações Avançadas Aprovador de Fallback O Aprovador de Fallback é uma pessoa que pode aprovar quando nenhum dos aprovadores principais estiver disponível. Quando usar: Férias coletivas Ausências prolongadas Emergências Configuração: Aprovador de Fallback: Diretor Geral Timeout de Aprovação Define quanto tempo uma solicitação pode ficar pendente antes de expirar. Timeout: 7 dias O que acontece após o timeout: A solicitação é automaticamente rejeitada O solicitante recebe notificação O gestor é informado sobre o timeout Como Funciona na Prática – Do Ponto de Vista do Usuário Para o Colaborador Solicitante: Faz a Reserva: Escolhe voo/hotel normalmente Sistema Verifica: Automaticamente verifica se precisa de aprovação Se precisar de aprovação: Recebe notificação por email Status muda para “Aguardando Aprovação” Não pode emitir a reserva ainda Se NÃO precisar de aprovação: Status fica “Aprovado Automaticamente” Pode emitir imediatamente Para o Aprovador: Recebe Notificação: Email com detalhes da viagem Acessa o Sistema: Link direto para a solicitação Revisa os Detalhes: Valor total Itinerário Política violada (se aplicável) Decide: ✅ Aprovar: Viagem é liberada ❌ Rejeitar: Viagem é cancelada Solicitar Ajustes: Pede modificações Cenários Comuns de Uso Cenário 1: Controle de Gastos Objetivo: Evitar gastos excessivos em viagens. Política: Máximo R$ 2.000 para voos nacionais Fluxo: Ativar apenas quando FORA da política Nível: 1 nível, qualquer aprovador (Supervisor) Resultado: Viagens até R$ 2.000 são aprovadas automaticamente. Acima disso, supervisor aprova. Cenário 2: Aprovação Executiva Objetivo: Viagens internacionais sempre precisam de visto executivo. Política: Qualquer viagem internacional Fluxo: Sempre requer aprovação Níveis: 2 níveis – Nível 1: Coordenador (qualquer um) – Nível 2: Diretor + Gerente Financeiro (todos) Cenário 3: Controle por Departamento Objetivo: Diferentes regras para diferentes áreas. Vendas: Até R$ 3.000 automático Executivos: Sempre precisam de aprovação TI: Até R$ 1.500 automático Manutenção e Atualização Como Atualizar Políticas: Acesse “Políticas de Viagem” Selecione a política desejada Clique em “Editar” Faça as modificações necessárias Salve as alterações Como Atualizar Fluxos: Acesse “Fluxos de Aprovação” Selecione o fluxo desejado Clique em “Editar” Atualize aprovadores, lógicas, etc. Salve as alterações Dicas de Manutenção: ✅ Revise trimestralmente os limites de orçamento ✅ Atualize aprovadores quando houver mudanças organizacionais ✅ Monitore relatórios de aprovação para identificar padrões ✅ Ajuste políticas baseado no feedback dos usuários Relatórios e Monitoramento Relatórios Disponíveis: Relatório de Aprovações: Todas as aprovações por período Relatório de Violações: Quando políticas foram violadas Relatório de Tempo: Quanto tempo demoram as aprovações Relatório por Aprovador: Atividade de cada aprovador Métricas Importantes: Taxa de Aprovação Automática: % de viagens que não precisam de aprovação Tempo Médio de Aprovação: Dias para aprovar uma solicitação Taxa de Rejeição: % de solicitações rejeitadas Violações por Política: Quais regras são mais violadas ❓ Perguntas Frequentes P: Uma viagem pode ter múltiplos fluxos de aprovação? R: Sim, mas apenas um fluxo será ativado por vez, baseado na prioridade e condições. P: O que acontece se todos os aprovadores estiverem de férias? R: Use o “Aprovador de Fallback” configurado nas definições avançadas. P: Posso configurar aprovações diferentes para voos e hotéis? R: Sim, crie fluxos separados para cada tipo de serviço. P: Como sei se uma viagem precisa de aprovação? R: O sistema verifica automaticamente baseado nas políticas e fluxos configurados. P: Posso cancelar uma solicitação de aprovação? R: Sim, o solicitante pode cancelar antes da aprovação ser concedida. Cenários de Emergência Viagem Urgente: Solicite aprovação direta ao aprovador de fallback Documente o motivo da urgência Use canais alternativos (telefone, WhatsApp) se necessário Sistema Indisponível: Entre em contato com o suporte técnico Use procedimentos manuais temporariamente Documente todas as aprovações por email Dicas para uma Implementação Bem-Sucedida 1. Comece Simples: Configure políticas básicas primeiro Use 1 nível de aprovação inicialmente Expanda gradualmente conforme necessário 2. Envolva os Stakeholders: Consulte gestores sobre regras de aprovação Treine os usuários no novo sistema Colete feedback regularmente 3. Monitore e Ajuste: Acompanhe métricas de uso Identifique gargalos no processo Ajuste regras baseado na realidade 4. Mantenha Atualizado: Revise políticas anualmente Atualize aprovadores quando houver mudanças Mantenha documentação atualizada
